تحت رعاية عالم التنمية مناقشة علمية بعنوان(السكرتارية التنفيذية الحديثة ودورها في إدارة أعمال الإدارات)
في إطار الملتقى الدولي الرابع للتدريب والتنمية، عقدت أكاديمية بناة المستقبل الدولية في شهر اغسطس للعام الدراسي 2014 مناقشة علمية لأطروحة دكتوراة تحت عنوان (السكرتارية التنفيذية الحديثة ودورها في إدارة أعمال الإدارات) قدمتها الباحثة” نجاة محمد شقوارة” من دولة ليبيا
وفي مستهل المناقشة، ذكرت الدكتورة مها فؤاد أم المدربين العرب ومطورة الفكر الإنساني رئيسة جريدة عالم التنمية وأكاديمية بناة المستقبل الدولية أن وظفية السكرتارية من أهم الوظائف التي تتطلب اتقان الكثير من المهارات الادارية و تشكل السكرتارية أهمية كبيرة بالنسبة للمدراء اذا أنها تسهم في تخفيف الأعباء عنهم بجانب ذلك تمدهم بكافة المعلومات و البيانات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة
وقد أشارت الباحثة أن كان الدافع والسبب الرئيسي والجدية في إصرارها وتحليليها لهذه الدراسة هو من باب عملها كمدربة للسكرتيرات في الشركات الخاصة والعامة وخاصة في قطاع النفط ونظرا لتعايشي لحياة السكرتير العام والتنفيذي ومدير المكتب وإحساسي بالضرر والاجحاف لشخصهم وحقم بعدم فهم وتصنيف هذه الوظيفة حيث اقتصر دوره الرد علي الهاتف واستقبال الضيوف وعرض البريد الخاص وتقديم القهوة والشاي لمديره وضيوفة حتي اصبح هذا الخطأ المرتكب وغير منتبه له المسؤولون وكأنه روتين إداري متوارث عليه في الأنظمة الإدارية
وقد قالت قصدت في دراستي تسليط الضوء علي كل ما يتعلق بهذه المهنة من حيث:
تسميتها ومهامها والتصنيف الوظيفي لها ومكانها في الهيكل التنظيمي لأي مصلحة او مؤسسة لديها ادارة سواء كانت هذه الإدارة حكومية ام خدمية او تجارية
وبعد تقديم هذه الدراسة سوف يكتشف كل مهتم وباحث ومسؤول علي الموارد بشرية القاعدة الصحيحة في التعامل مع هذه المهنة في التدريب والتخطيط لها في الهيكلية التنظيمية كاستراتيجية ناجحة لإدارة أي منظمة أو مصلحة عامة كانت أم خاصة والدراسة تساعد مسؤولي التدريب في وضع الخطةالتدريبية والاحتياجات المناسبة لهذه الفئة التنفيذية أساس الإدارة المكتبية والدراسة خطوة مساعد لشاغلي الوظيفة في المطالبة بحقوقهم الوظيفية الإدارية وحقهم في التمنع بجميع مزايا مهنة السكرتيرة التنفيذية
ولخصت الباحثة أن الدراسة موجهة الهدف تتلخص في توضيح دور علم السكرتارية التنفيذية علي الادارات في المصالح الخاصة والعامة وقد حاولنا ايضاح التالي دور السكرتارية الناجحة والجيدة في الإدارات الليبية والسلبيات الواضحة لاصحاب المهنة ودعوة لفهم وظيفة السكرتارية والإخلاص فيهاومساعدة المهتمين بهذا العلم للتبحر والدراسة والبحث في كل ما يتعلق بعلم السكرتارية والتعمق في هذا التخصص لفائدة المجتمع ودعوة لأصحاب المهنة للإلتزام والجدية والمثابرة ومساعد كل من اراد تطوير المهنة ونجاحها وتوضيح الحقوق والواجبات
وبنهاية الدراسة، قدمت الباحثة مجموعة من التوصيات تدور حول التوعيه العلميه لتصنيف الوظائف في جميع الدوائر الاداريه الخاصه و العامه
والالتزام بقسم التوظيف بالتسكين المهني الملائم لصاحب التخصص المطلوب لوظيفة السكرتارية التنفيذية ومدراء المكاتب كل حسب تصنيفه الوظيفي
وإنشاء مراكز ومعاهد للتأهل ورفع الكفاءة لشاغلي وظيفة مدراء المكاتب الخاصة والعامة .وترشيح العاملين في مجال السكرتارية لدورات وببرامج متقدمة وحديثة كالدبلوم التخصصي والماجستير المصغر في إدارة الأعمال واحترام هذه المهنة من قبل بعض المسئولين وإعطائها التقدير الأمثل لشاغلي الوظيفة والاهتمام بكل ما يخص علم السكرتارية ودراسة أصول (أداب التصرف) البروتوكول والاتيكيت الخاص في التعامل مع المراجعين والعملاء ودراسة السلوكيات وذلك من خلال الاهتمام بتنمية الموارد البشرية للإفراد في كل المجالات ومنح الثقة للخبرات المحلية وتشجيع كل مستجد في وظيفة السكرتارية التنفيذية من قبل الإدارات الخاصة والعامة والاتفاق المبدئي بين المسئول والسكرتير في أسلوب تسيير العمل والذي شأنه التقدم بعمل المكتب ونجاح إدارته وإعطاء الصلاحيات المنصوص عليها التصنيف الوظيفي لمهنة السكرتير التنفيذي يساعد المدير والمسئول في عملية تفويض الأعمال التي من شأنها تخفيف عبء الاعمال الروتينية بالمكتب ودعوة المستشارين القانويني في بعض المؤسسات والشركات لتبني قضية رفع التقارير الإدارية إلي مستويات أعلي وهذا ما ينطبق مثالا علي قطاع النفط حيث يتم حرمان الموظفين والفنين من بعض حقوقهم الخاصة بالمهنة بوضع لائحة واحدة تساوي بينهم وبين الموظفين وتوعية وتثقيف شاغلي الوظائف الادارية لمعرفة حقوقهم وواجباتهم
تم نشر هذا المحتوي علي جريدة عالم التنمية برعاية
أكاديمية “بناة المستقبل” الدولية و” المنظمة الامريكية للبحث العلمي”
برئاسةأم المدربين العرب – الدكتورة “مها فؤاد” مطورة الفكر الإنساني
#بناة_المستقبل
#أكاديمية_بناة_المستقبل
#راعي_التنمية_بالوطن_العربي
