أدوات الرقابة على مستوى المنظمة

بالرغم من أن هناك خطوات متعارف عليها للرقابة، إلا أن المدير الممارس لعملية الرقابة يود أن تكون في ده أدوات مستقرة وذات فعالية للرقابة، وتتعدد أدوات الرقابة التي يمكن أن يستخدمها المدير في عمله، هذا ويمكن تقسيم أدوات الرقابة غلى ثلاثة مستويات: أولها أدوات الرقابة على مستوى المنظمة ككل، وثانيها على مستوى الإدارات على الأقسام، وثالثها على مستوى الفرد.
:ويوضح شكل (7-6) أدوات الرقابة في تلك المستويات الثلاث
تتم الرقابة على مستوى المنظمة للتحقق من صحة المسيرة العامة للمنظمة، ومن تحقيقها للأهداف التنفيذية العامة، ومن تحقيقها لنتائج الخطة كلها، وتتم الرقابة على مستوى المنظمة باستخدام أدوات تقيس الإنجاز العام، غالباً في نهاية عام، حينما تتحقق نتائج تظهر في الحسابات الختامية للمنظمة. ومن اهم ادوات الرقابة على مستوى المنظمة هي ما يلي:
 الرقابة باستخدام الحسابات الختامية.
 الرقابة باستخدام المراجعة الإدارية.
 الرقابة باستخدام نسب الإنتاجية.
الرقابة باستخدام الحسابات الختامية
تتكون الحسابات الختامية من مجموعة قوائم وأدوات محاسبية من أهمها:

1. قائمة الدخل (أو حساب الأرباح والخسائر).
2. الميزانية العمومية.

1- قائمة الدخل
تسمى قائمة الدخل بمسميات أخرى مثل حساب الأرباح والخسائر، أو قائمة نتائج الأعمال. وتوضح هذه القائمة نتائج أعمال المنظمة في شك لمبيعات، يخصم منها تكلفة البضاعة أو الخدمة المقدمة للحصول على إجمالي الربح، ثم تخصم مصروفات التشغيل (أي مصروفات البيع والإدارة) حتى يتم التوصل إلى صافي الربح.
وتقدم المنظمة عادة قائمتين للدخل، واحدة في بداية العام، وتسمى بقائمة الدخل التقديري، وأخرى في نهاية العام وتسمى بقائمة الدخل (فقط وبدون كلمة تقديرية). وقائمة الدخل التقديرية التي تعد في بداية العام هي عبارة عن تقديرات وتوقعات الأهداف والتي تم تصميمها ووضعها في خطة. أما في نهاية العام، فيقوم المحاسبون بالمنظمة بحساب أرقام فعلية للإنجازات عن المبيعات، وتكلفة البضاعة والخدمة، ومصروفات البيع والإدارة للتوصل إلى الأرقام الحقيقية للأرباح (أو الخسائر). ثم يتم مقارنة الأرقام الحقيقية بالأرقام المستهدفة أو المتوقعة. أي يتم مقارنة قائمة الدخل التقديرية بقائمة الدخل الحقيقية.
وبالطبع فإن أي فرق في أرقام البنود (بين التقديري والفعلي) تمثل انحراف لابد من دراسته، وتحديد حجمه، وأسبابه، وعلاجه في العام القادم.
ويرى بعضهم بالرغم من أهمية هذه المقارنة ، أنها مقارنة بعد فوات الأوان، فلقد انتهت السنة المالية بالفعل، ولا يمكن عمل أي شيء بصددها. ولذلك يسعى رجال الإدارة العليا غلى طلب تقديرات كاملة كل ربع سنة من إدارة الشؤون المالية لتدارك أي خطأ، فأي خطأ أو انحراف في ربع السنة الأول يمكن تداركه في ربع السنة الثاني، حتى يمكن أن تظهر نتائج الأعمال بشكل جيد.
وفيما يلي مثال لقائمة الدخل (أو حساب الأرباح والخسائر)، ويظهر فيها الجانب التقديري (أول العام)، والجانب الحقيقي (نهاية العام). ويظهر هذا المثال في شكل (7-7).

ويظهر في قائمة الدخل انخفاض في المبيعات الحقيقية عن المبيعات التقديرية، وارتفاع في تكلفة البضاعة المباعة. إلا أن هناك توفير في مصروفات البيع والمصروفات الإدارية (وربما كان هذا التوفير هو سبب نكبة المبيعات). وتتوالى أرقام قائمة الدخل لكي تظهر انحرافاً في نتائج الأعمال. وبالرغم أن هناك ربحاً قد تحقق فعلاً (وهو 560)، إلا أن ما كان مستهدفاً هو 1280، أي أن هناك انحرافاً عن الخطة والتقدير بمقدار 720. وهو رقم كبير يحتاج إلى علاج واضح.
ويستلزم إعدادي قائمة الدخل حساب وتقييم لبنودها المختلفة. ولمساعدتك سنشرح لك كيفية الحصول على قيمة كل حساب وارد في قائمة الدخل.

1. المبيعات التقديرية: من ميزانية المبيعات التقديرية، ومن قائمة الإيرادات الحقيقية.
2. تكلفة البضاعة المباعة: في المشروعات التجارية تمثل تكلفة شراء البضاعة. أما في المشروعات الصناعية فتمثل تكلفة المواد والأجور والخدمات. وهي أرقام إما تقديرية (وتوجد في موازنات المواد والأجور والخدمات). أو أرقام حقيقية تظهر في قوائم، والمصروفات الخاصة بالمواد والأجور والخدمات.
3. مصروفات البيع: وهي أرقام موجودة في الموازنة (التقديرية) أو الميزانية الحقيقية( للخدمات.
4. مصروفات إدارية: وهي أرقام موجودة في الموازنة (التقديرية) أو الميزانية (الحقيقية) للخدمات.
5. فوائد القروض: وهي تحسب على أساس القروض التي تمت وأسعار الفائدة السائدة.
6. الضرائب: وهي تحسب استناداً إلى قوانين الضرائب، والأرباح.

2- الميزانية العمومية
هناك نوعان من الميزانيات العمومية، الأولى تقديرية، والأخرى حقيقية. وكلاهما يتكون من جانبين: جانب الأصول الذي يعبر عن ممتلكات المنظمة، وجانب الخصوم الذي يعبر عن المصادر التي يمكن الاعتماد عليها في الحصول على الأموال لتمويل ممتلكات وأعمال المنظمة.
والرقابة باستخدام هذه الأداة يعتمد على مقارنة تقديرات المنظمة للميزانية العمومية التقديرية خلال عام قادم، وذلك بالأرقام الفعلية للميزانية العمومية الحقيقية في نهاية العام على أن يتم استخراج الفرق بين الأرقام لتحليل الانحرافات فيها، ومعرفة أوجه الزيادة أو النقصان، وتأثيره على المنظمة، وتدارك هذا في الأعوام التالية، أو لتحديد المقصرين في حق المنظمة والتعامل معهم وفقاً لنوع وحجم التقصير.
ويقدم شكل (7-8) مثالاً للميزانية العمومية بشكليها التقديري والحقيقي. ويلي ذلك شرح لجانبي الأصول والخصوم وكيفية حسابهما.

شكل (7-8) مقارنة الميزانية العمومية الحقيقية بالتقديرية
شرح لجانبي الأصول والخصوم
1- جانب الأصول
أ- النقدية
: هي النقود الموجودة في الخزينة أو البنك والمملوكة للمنظمة. أما من الناحية التقديرية فتمثل المبالغ النقدية التي تتوقعها المنظمة كناتج لقائمة التدفق النقدي التقديرية.
ب- أوراق القبض والمدينون
: وهي كأرقام حقيقية توجد في حسابات المدينين للمنظمة، أو كأوراق قبض عن هؤلاء المدينين موجودة في حوزة المنظمة، فإن كانت أرقاماً تقديرية فيتم حسابها في ضوء سياسة الائتمان بالمنظمة.
جـ- البضاعة
: وهي كأرقام حقيقية موجودة في مخازن الشركة تم التوصل إليها بجرد المخازن. أما الأرقام التقديرية فهي تمثل نسبة مئوية من المبيعات، أو على أساس أنها تساوي رصيد أو المدة + الإنتاج المتوقع – المبيعات المتوقعة.
د- الأصول الثابتة
: وهي كأرقام حقيقية تمثل أصول المنظمة – الاستهلاكات + أي  إضافات جديدة. وتحسب الأرقام التقديرية بالأسلوب نفسه.
2- جانب الخصوم
أ- أوراق الدفع والدائنون: ويتم حسابها كأرقام حقيقية من جرد أوراق الدفع الموجودة وحسابات الدائنين بالمنظمة. أما التقديرات فتتم كنسبة من المشتريات، وفقاً لسياسة الائتمان التي يمنحها الموردون.
ب- المستحقات: ويتم حسابها كأرقام حقيقية من الحسابات الحقيقية مثل الأجور المستحقة على المنظمة لبعض العاملين، أو الضرائب المستحقة. أما الأرقام التقديرية فيتم التوصل إليها من سياسة المنظمة في دفع ما يستحق عليها، وما تنوي أن تقوم به في هذا الصدد.
جـ- القروض: الأرقام الحقيقية يتم التوصل إليها من التعاقدات التي تمت بين المنظمة والبنوك بشأن اقتراض تقوم به المنظمة للتمويل القصير أو الطويل الأجل. أما الأرقام التقديرية فتحسب على أساس رصيد أول المدة من القروض + أي إضافات مخططه – أي سداد تنويه المنظمة.
د- رأس المال: وهو رقم ثابت يمثل رأس المال المدفوع + أي إصدارات للأسهم (كرقم حقيقي أو تقديري).
هـ- أرباح مرحلة: كرقم حقيقي يمثل ما قامت به الإدارة العليا من احتجاز لجزء من الأرباح لترحيله للعام القادم واستثماره في العمليات، أما كرقم تقديري فهو يمثل توقعات الإدارة العليا لهذا الرقم.
ثانياً: الرقابة باستخدام المراجعة الإدارية
من أساليب الرقابة الحديثة، استخدام ما يطلق عليه بالمراجعة الإدارية Managerial Audit وهو عبارة عن قوائم مسهبة للغاية، تغطي كافة الممارسات المثالية التي ترغب الإدارة العليا في وجودها في المنظمة، وذلك في المجالات الإنتاجية، والتسويقية، والتمويلية، والموارد البشرية، وغيرها من المجالات. وهي تمس الأنظمة الواجب توافرها، والممارسات الإدارية الواجب استخدامها، ونتائج الأعمال والإنجازات والتصرفات الواجب تحقيقها بشكل مثالي في المنظمة.
وتقوم قوائم المراجعة الإدارية، بقياس الوضع الراهن والفعلي (أي الحقيقي) لتلك الأنظمة، والممارسات والنتائج والإنجازات. وفي الغالب ما يقوم رجال الإدارة العليا بملء هذه القائمة كما يشير إليه الواقع.
الإجابات التي تشير إلى الواقع عادة ما تستند إلى ركيزة ما ينبغي أن يكون. فإن توافرت الأنظمة كل هذا دليل على أداء ممتاز، وإن لم تتوافر فإن هذا يشير إلى انحرافات. ويكون من نتيجة استخدام قوائم المراجعة الإدارية تشخيص لمشاكل الأداء ونقاط القوة والضعف للمشروع. ويقدم الشكل (7-9) نموذج مختصر للمراجعة الإدارية، ويمكنك أن تستخدمه ، أو تضيف عليه بنود أكثر تفصيلاً وواقعية للمنظمة التي تود الرقابة على أدائها.

شكل رقم (7-9) نموذج مختصر للمراجعة الإدارية
كل سؤال تجيب عليه “بنعم” احسب له 4 درجات، والسؤال الذي تجيب عليه “بإلى حد ما” احسب له درجتين، وصفر إذا كانت الإجابة “لا”. مجموع الدرجات الكلية 100 درجة. إذا حصلت الشركة على 85% أو اكثر فهي في وضع ممتاز، ومن 70% إلى 84% يعني أن الشركة في وضع جيد، ومن 50% إلى 69% يعني أن الشركة في وضع فوق المتوسط، وأقل من 50% يعني أن الشركة في وضع سيء.
ثالثاً: الرقابة باستخدام نسب الإنتاجية
تشير نسب الإنتاجية غلى مقدار ما تحقق من النتائج باستخدام الموارد المتاحة، وبالتالي فهي تشير إلى وجود بسط ومقام. وعادة ما يشير البسط إلى النواتج، والأهداف المحققة وقيم الإنجاز. أما المقام فيشير إلى الموارد التي تم استخدامها لتحقيق النواتج. أي تتم المقارنة بين ما استخدم من موارد لإخراج نواتج. وهنا يتم التوصل إلى ما يطلق عليه بنسب الإنتاجية. ولكن أحياناً يتم التحرر من ضرورة نسب نواتج إلى موارد. بل قد تتم مقارنة نواتج بعضها إلى بعض، أو قد يتم مقارنة موارد بعضها غلى بعض، وربما أحياناً يتم وضع الموارد في البسط والنواتج في المقام.
والمنظمات الناجحة هي التي تقوم بتطوير وتصميم نسب الإنتاجية التي تتمشى مع طبيعة عملها، وطبيعة النواتج والموارد التي تتعامل معها. وهناك منظمات تقوم بتصميم نسب إنتاجية على مستوى الإدارات، والوحدات، والفروع، والعنابر، والأفراد، والآلات، وذلك حتى يتم الرقابة على كل هذه الأبعاد.
واستخدام نسب الإنتاجية في حد ذاته لا يقدم شيء يذكر ما لم تتم مقارنتها بنسب مماثلة توفر أساس المقارنة. وأساس المقارنة يمكن أن يكون كالآتي:
1- مقارنة نسب الإنتاجية في فترة (مثل عام)، بنسب الإنتاجية في فترة أخرى (مثل عام مضى). ونتيجة المقارنة تشير إلى مدى التقدم أو التأخر في نواتج المنظمة عبر الزمن.
2- مقارنة نسب الإنتاجية في إدارة، بنسب الإنتاجية في إدارة أخرى مماثلة. أو مقارنة مصنع من مصانع الشركة بمصنع آخر مماثل. أو في الشركة بشركة أخرى مماثلة.
3- مقارنة نسب الإنتاجية في المنظمة بنسب معيارية (أو مثالية) ترضاها المنظمة لنفسها، فقد ترى المنظمة أن النسب المثالية لمردودات المبيعات 2%، بينما تجد المنظمة أن النسبة الفعلية قد وصلت
إلى 8%، فمعنى هذا تدهور وانحراف واضح في نتائج الأعمال.
ويقدم شكل (7-10) مجموعة من نسب الإنتاجية، التي يمكن استخدامها لتقييم أداء المنظمة، والتعر فعلى الانحرافات الموجودة في المنظمة. وعليك أن تلاحظ أن هذه الانسب هي على سبيل المثال وليس الحصر. وأن المنظمة الناجحة هي التي تطور وتصمم نسب الإنتاجية التي تناسبها.

لقراءة المقال  من المصدر >>> إضغط هنا
تم نشر هذا المحتوي علي جريدة عالم التنمية برعاية
أكاديمية “بناة المستقبل” الدولية و” المنظمة الامريكية للبحث العلمي”
برئاسةأم المدربين العرب – الدكتورة “مها فؤاد” مطورة الفكر الإنساني

#بناة_المستقبل
#أكاديمية_بناة_المستقبل
#راعي_التنمية_بالوطن_العربي