أدوات الرقابة على مستوى الإدارات والأقسام

تستخدم الإدارات والأقسام أو أي وحدة تنظيمية أخرى مجموعة من الأدوات الرقابية. والقاعدة البسيطة التي يمكن تقدمها إليك هي: أن أي أداة من أدوات التخطيط التنفيذي يمكن أن تستخدم للرقابة أيضاً. فجداول العمل، وخرائط العمل، وقوائم العمل، والموازنات المختلفة كلها أساليب للتخطيط، وترجمة الأهداف إلى خطط وتوقعات بالتنفيذ. وعند التنفيذ الفعلي، يقوم المدير بملء قوائم وخرائط وميزانيات تشبه تماماً ما تم استخدامه عند التخطيط، أو ربما يكتب على الخطط التنفيذية التقديرية التي وضعت في بداية العام، الأرقام الحقيقية للتنفيذ في نهاية العام، وبمقارنة أرقام الخطة بأرقام التنفيذ، يستطيع المدير أن يتبين مدى تحقيق الخطة، ومدى الانحرافات والمشاكل ونقاط الضعف التي يواجهها، وبالتالي يستطيع أن يتابع وأن يراقب الأداء في إدارته أو قسمه.
وبجانب هذه القاعدة البسيطة في تحديد أدوات الرقابة، ويمكن أن نقدم إليك الأدوات التالية للرقابة على مستوى الإدارات والأقسام:

• الرقابة على الكمية.

• الرقابة على الجودة.

• الرقابة على التكاليف.

• الرقابة على الوقت.

أولاً: الرقابة على الكمية
وهنا يقوم المشرف بمقارنة الأرقام المطلوب تحقيقها (كما في الخطة)، وذلك بأرقام التنفيذ الفعلي، ثم يحدد الانحرافات، وأسبابها وعلاجها. ويلاحظ أن التركيز ينصب هنا على الكمية (مثل كمية إنتاج، ومبيعات، وغيرها). والمثال التالي الموجود في الشكل (7-11) يوضح استخدام جداول ( أو موازنة ) المبيعات التقديرية ، وبإضافة عمود جديد
خاص بالأرقام الفعلية للتنفيذ، يمكن معرفة درجة الانحراف وأسبابها (كما هو موضح في خانة الملاحظات).

شكل (7-11) الرقابة على الكمية
ثانياً: الرقابة على الجودة:
يجانب الكميات التي ينتجها القسم، لابد أن يكون هناك اهتمام منصب على جودة هذه الكميات، وهو ما يطلق عليه الرقابة على الجودة، وعادة ما تبدأ الرقابة على الجودة بتحديد معايير الجودة مثل: الحجم، واللون، والملمس، والتشطيب، والأبعاد، وجودة التعبئة، وغيرها. وقد توضع معايير مثالية، ثم يضاف إليها حد أدنى وحد أعلى لهذه المعايير، وفي حدود هذه المعايير يقبل الإنتاج، وخارج هذه المعايير يرفض الإنتاج وفيما يلي مثال يطلق عليه خرائط الرقابة على الجودة.
وتلاحظ من خريطة الرقابة على الجودة أن وحدة واحدة (أو مرة واحدة من مرات الإنتاج) هي التي خرجت فيها الجودة عن المعايير المحددة، وهي كما في الخريطة أقل من المواصفات من الحد الأدنى للموضوع، وموضوع أمامها علامة استفهام.
لاحظ أيضاً أن الرقابة على الجودة قد تظهر من خلال أرقام المردودات من العملاء، أو أرقام تالفة يحددها القسم لنفسه في ضوء طبيعة العملية الإنتاجية وكفاءة الآلات والعمال. ويوضح شكل (7-13) كيفية مقارنة الأرقام المخططة بالأرقام الفعلية للمردودات والتالف في إحدى إدارات الإنتاج.

شكل (7-13) متابعة المردودات والتالف
ويمكن لكثير من الأقسام أن تحدد لنفسها معاييراً للجودة في شكل نسب مئوية، كأن يحدد قسم التشغيل لنفسه نسبة مقدارها 2% من المنتجات في شكل تالف.
ثالثاً: الرقابة على التكاليف
ويتم ذلك من خلال مقارنة الميزانية التقديرية للقسم أو البرنامج، بالميزانية الفعلية. والميزانية التقديرية تعطي معايير للرقابة فيما يمس الإنفاق والتكاليف في البنود المختلفة الموجودة في الميزانية. فإذا زاد الانفاق الفعلي عن الانفاق المخطط، كان هذا دليلاً على سوء التنفيذ وانحرافه عما هو مخطط له.
رابعاً: الرقابة على الوقت
كل الأقسام لديها أعمال يجب أن تنجز في إطار زمني معين فهناك منتج يجب أن يشحن في تاريخ معين، كما يجب إجراء الصيانة وفقاً لجدول زمني محدد، وهناك برنامج يجب إنجازه في وقت لا يزيد عن شهور (مثلاً).
لقراءة المقال  من المصدر >>> إضغط هنا
تم نشر هذا المحتوي علي جريدة عالم التنمية برعاية
أكاديمية “بناة المستقبل” الدولية و” المنظمة الامريكية للبحث العلمي”
برئاسةأم المدربين العرب – الدكتورة “مها فؤاد” مطورة الفكر الإنساني

#بناة_المستقبل
#أكاديمية_بناة_المستقبل
#راعي_التنمية_بالوطن_العربي